회의에서 나온 결정들을 기획서에 즉시 반영되게 만드는 방법

회의가 끝나고 사흘쯤 지났을 때, 개발자한테 메시지가 왔습니다.

“취소하면 환불 안 되는 거 맞죠? 기획서엔 그렇게 돼 있어서 그대로 갑니다.”

등이 서늘해졌습니다.
지난 회의에서 절반은 돌려주는 걸로 바꿨거든요.
결정은 회의록에 있었고, 기획서는 지난주 그대로였습니다.

기획서 고치는 게 어려운 일은 아니죠.
다만 회의가 끝날 때마다 PRD, 기능명세서, 안내 문구까지 따라 고치는 일이 다음 회의 전에 꼭 한 번씩 밀립니다.
빠른 팀일수록 문서가 실제 결정보다 뒤처져요.

이번 편에서는 이 일이 안 밀리게 만들어 봤습니다.
회의록을 프로젝트에 연결해 두면 결정이 카드로 뽑히고, 기획서에서 바뀔 문장까지 따라 들어옵니다. 저는 확인하고 승인만 하면 되고요.

목표는 하나입니다. 회의 다음 날 누가 기획서를 열어도, 어제 결정이 이미 들어가 있는 상태.

핵심 장면은 두 개입니다. Step 2에서 결정 4건이 카드로 뽑힌 패널을, Step 3에서 바뀔 문장이 표시된 기획서를 보실 거예요.

이번 사례집은 상황별로 총 네 편입니다. 지금 상황에 맞는 편부터 읽으시면 됩니다.

이번 사례의 회의

혼자 가게를 꾸리는 사장님들을 위한 예약 관리 서비스, ‘우리동네 예약’을 만드는 중입니다.
손님이 예약해 놓고 안 오는 노쇼를 막으려고, 예약할 때 방지금이라는 보증금을 미리 받는 서비스예요.

어제는 그 방지금 정책을 정하는 회의가 있었습니다.
매장을 운영하는 김사장님, 박원장님과 기본 금액과 적용 기준을 정했고, 결정 사항이 네 건 나왔어요.
기본 금액을 2만 원에서 3만 원으로 올리는 것부터, 결제가 2시간 넘게 안 되면 운영자에게 표시하는 것까지.

Step 1. 회의록을 프로젝트에 연결하기

회의록은 늘 쓰던 대로 씁니다. 회의 목적, 논의 내용, 결정 사항, 후속 작업. 특별한 양식도 없어요.

다른 점은 하나입니다. 평소 노션에 두던 이 회의록을, 이번엔 매니패스트 프로젝트 안에 둔 것.
그러면 매니가 회의록과 기획서를 같이 읽을 수 있게 됩니다.

회의록에 포함된 의견을 기획서에 직접 반영하는 기능은 Team 플랜부터 제공됩니다.

Step 2. 결정만 카드로 뽑힙니다

연결해 두면 회의 패널에 결정 사항 네 건이 각각 카드로 올라옵니다. 논의 과정은 빠지고 결정만요.

카드에는 어디를 고쳐야 하는지도 이미 붙어 있습니다. ‘기본 금액을 3만 원으로 변경한다’ 카드를 보면, 기능명세서의 방지금 납부 상태 관리 항목에서 어떤 문장이 바뀌는지까지 적혀 있어요.

회의 끝나고 수첩 보면서 만들던 고칠 곳 목록이, 여기서는 이미 만들어져 있는 거죠.

Step 3. 반영을 누르면 바뀔 문장이 표시됩니다

첫 번째 카드에서 기획서에 반영을 눌렀습니다. 그러면 기능명세서의 해당 문장이 바뀔 부분만 표시된 채로 열려요.

‘기본 금액을 3만 원으로 적용하고’가 표시돼 있고, 위에는 거절과 승인 버튼이 있습니다.
반영할지 말지는 여기서도 제가 정해요. 회의에 없던 팀원이 봐도 뭐가 왜 바뀌는지 문장으로 남고요.

다음에 개발자가 여는 문서가 바로 이 문서입니다. 방지금이 얼마인지 채팅으로 되물을 일이 없어지는 거예요.

Step 4. 회의에 안 나온 빈틈은 검토가 짚습니다

회의에서 정한 건 이렇게 따라옵니다. 남는 걱정은 회의에 아예 안 올라온 빈틈이죠.

문서 전체 검토를 돌려 두면 개발, 사업, UX, 디자인, QA, 보안 여섯 관점에서 의견이 옵니다.
지금 프로젝트에는 고쳐야 할 주의 10건과 가벼운 제안 1건이 남아 있어요.

보안 관점은 개인정보 보관 기준이 요구사항에 없다고 짚으면서, 근거가 된 문서 문장을 같이 보여줍니다.
처리도 골라서 하면 됩니다. 보류하거나, 해결하거나.
개발 시작 전에 여섯 직군의 리뷰를 미리 받는 셈이에요.

그래서 회의가 끝나면 뭐가 달라지나요?

회의록 쓰는 방식은 그대로입니다. 달라지는 건 회의 다음 날 아침이에요.
결정을 기억하는 사람이 없어도, 결정이 문서에 도착해 있습니다.

결정을 카드로 만들어 준 게 회의록 연결이고, 문서까지 데려간 게 기획서에 반영입니다.
회의에서 아예 다루지 않은 부분을 짚어 준 건 문서 전체 검토고요.

정리하며

사흘 뒤에 온 그 메시지를 다시 가져와 볼게요.
사흘 전에 바뀐 규정을 개발자가 옛날 그대로 알고 있던 건, 결정이 회의록에만 있었기 때문이었습니다.

이번에는 회의록을 매니패스트 프로젝트 안에 뒀고, 매니가 결정 네 건을 카드로 뽑았고, 반영 버튼이 바뀔 문장을 기획서에 표시했습니다. 승인은 건마다 제가 했어요.

이제 개발자가 여는 기획서가 곧 최신 결정입니다.
지난주 문서를 보고 구현하는 일이 없어지고, 회의에 없던 팀원도 최신 결정을 문서에서 봅니다.

회의가 끝날 때 반영까지 끝나 있으면, 문서를 의심하며 개발하는 일이 사라집니다.
다음 회의부터는 회의록을 연결해 보세요.

오늘 해볼 수 있는 것

1. 최근 회의록 하나를 프로젝트에 연결해 보세요.

2. 뽑힌 결정 카드 중에 하나만 골라 기획서에 반영을 눌러 보세요.

3. 바뀔 문장이 어느 문서의 어느 항목에 표시되는지 확인해 보세요.
   

회의록 연결은 Team 플랜 기능입니다. 팀으로 쓰고 계시다면 다음 회의부터 바로 해 보실 수 있어요.